Как поступать с письмами?
Ежедневно мне, как, впрочем, и вам приходит много писем по электронной почте с различными предложения, приглашениями и тому подобными вещами. Спам я сейчас не учитываю, он сразу отправляется в онлайн-корзину. Но частенько я сам отправляю важные письма в крупные компании с предложениями сотрудничества, журналистам, партнерам и пр. персонам, с кем приходится общаться, как по работе, так и лично.
Естественно, ряд писем должны пройти ряд инстанций, чтобы решение было принято или вопрос разрешен. Это занимает время, порой не один день. Когда я отправляю письмо и не получаю на него ответ, у меня складывается впечатление, что человек либо не получил его, либо решает вопрос. А для меня эти моменты ожидания становятся тяжелым бременем, потому что думаю…думаю… о разном. (Особенно, если ждешь очень важного решения по твоему вопросу или предложению).
Конечно, можно позвонить и выяснить получение письма и стадию ознакомления с письмом. Сегодня очень редко почта не доходит до адресата. Может только “упасть” в папку со спамом, поэтому ее тоже иногда надо проглядывать (это в качестве совета).
Но я считаю, что существует более простой и эффективный способ переписки. Получатель письма должен (как мне кажется) в случае невозможности быстрого разрешения вопросов, обязательно сообщить, что письмо получил и в ближайшее время (лучше указать сроки) ответит на поставленные вопросы. По-моему, эти было бы этично. К сожалению, не все знакомы с подобными правилами.
Я никогда не оставляю письма без ответа. п всегда отвечаю на них, как максимум, в течение 12 часов. А как вы ведете бизнес-переписку?
Сергей, лично мне видится логичным когда в теле письма сам отправитель указывает время актуальности (будь то моменты согласования, обсуждения и прочее). Поясню свою мысль. Проведя аналогии - В спорте при передаче, при возникновеннии проблем виноват всегда дающий. То есть инициатор “общения”. Поэтому всегда сам пишу и указываю сроки при необходимости уточняю.
Внимательно читаю и анализирую все что приходит, но отвечаю не на каждое письмо. Сейчас я говорю о предложении о сотрудничестве. п вот почему - поводом послужило то обстоятельство, что стали приходить множества сообщений от людей с абсолютно идентичными и повторными предложениями. Все дело в том, что человек посылающий подобное, не ссылающийся на наше более раннее общение, зачастую просто не помнить этого сам, а просто бездумно рассылает. Пару раз доходило до абсурда, кто-то вспоминал ему было крайне не удобно, кто-то даже и не вспоминал ). Как к этому можно относиться? Есть старая истина - дважды берет то кто дает быстро. Подразумевается, что когда умный человек делает мне деловое предложение, он обращается именно ко мне и обращается только один раз. он все для себя взвесил, он хорошего мнения о партнере по общению и если мы договоримся то будем плодотворно сотрудничать. в противном случае он просто пойдет дальше и больше предлагать не будет. Ну а если человек, банально, просто даже не помнит кому он что предлагал - имхо, на это просто даже не стоит тратить времени.
Ежвнатуре, по очень многим пунктам с Вами согласен, кроме одного.
Как же я могу указывать сроки, а значит, диктовать партнеру свои условия по временному интервалу. Я же не знаю, когда и что у него запланировано.
Мне раньше даже звонили менеджеры из одного и того же рекламного агентства и предлагали одни и те же услуги. Забавно. Но зато скидки разные предлагали. Но это уже их внутренние проблемы, конечно.
Писал в статье, что сейчас письма практически всегда доходят, вот сегодня общался с коллегой. Спросил у нее, почему та мне не отвечает на письмо. Она сообщила, что ничего не получала. Вот он - 21 век.
Сергей, мне очень помогает Outlook (особенно 2007я версия) для управления коммуникацией. Я даже для своей команды делал презентацию по этому поводу: –> может будет полезно.
Вот еще очень интересный пост на эту тему и он перекликается с мнением ежвнатуре по поводу указания времени актуальности и т.п.:
Bayram, спасибо за ссылки.
Презентацию сегодня вечером изучу.
Я вот, к сожалению, Outlook не пользуюсь по ряду причин. Но главная - у меня на MacOS у нее нельзя установить.
Порекомендую своим коллегам воспользоваться Вашими рекомендациями.
Сергей, вообще поговаривают, что скоро office будет под Mac OS вместе с Outlook.
Ну а вообще я развернул Parallels на Маке и пользуюсь виндами - все таки в работе это основная ОС пока, а для души - Мак :)
Я тоже слышал… поговаривают. Будем ждать. Я, конечно, страдаю, работая с программами office на Маке - очень медленно.
п как работается с Parallels? Мне говорят, что будет тормозить очень сильно, сам не пробовал.
Ну вроде вполне нормально… НО
Лучше дождаться Леопарда - говорят там очень прозрачно будет интегрированы винды с Мак ОС-ом
По поводу Леопарда, кстати. Она (ОС) выходит в октябре?
п будет доступна в России сразу?
Я на Маке только год, поэтому не особо в курсе: можно ли через пнтернет будет приобрести обновление?
Отправляя сообщения о сотрудничестве вы всегда знаете, что человек сейчас свободен (он не в отпуске, не болеет и т.п.)? По-моему, если вы отправляете предложение по электронке - не стоит сильно ждать ответа, если нужно что-то важное сообщить или предложить - то телефонный звонок это самое лучшее решение.
Когда я отправляю предложение или что-то иное я практически всегда в курсе того, где находится человек. Делаю это во избежании как раз того, что Вы описываете.
Спросите откуда? Все очень просто, прежде отправить предложение или что-то в этом роде я предварительно общаюсь с человеком по телефону.
Еще вариант. У многих есть блоги, поэтому слежу по активности на них. Кстати, я сейчас у всех интересуюсь о наличии либо собственного блога, либо корпоративного. Очень полезно почитать блоги тех, с кем собираешься сотрудничать. Вы так не считаете?
Да, конечно очень удобно, когда у человека или компании, с кем собираешься сотрудничать есть блоги - но в действительности это бывает достаточно редко… по крайней мере судя по моей практики.
Благо, сейчас все больше и больше компаний стали осознавать необходимость в том, что блог - это необходимая реальность, а немодная тенденция.
Некоторые мои коллеги до сих пор не осознают того, что блоги серьезно влияют на общественное мнение.
Я отвечаю на все бизнес-письма в течение суток, если только это не резюме без сопроводиловок. :)
Резюме без сопроводительного текста - это вообще что-то невероятное.
Еще, обычно, в таких письмах даже подписи нет. ;-)
Сергей, я когда пишу о том, что хочу взять у человека интервью - ждать либо не приходится, либо уже двумя сутками не обойтись. В таких случаях просто говорю себе: “Не хочешь, ну и не надо.”
А что касается сообщений для собственной команды (она сейчас разбросана по свету), действует то же правило. Если человек долго не отвечает - я уже больше не пишу ему и не приглашаю на встречи (как это случилось с одним из участников).
> Как же я могу указывать сроки, а значит, диктовать партнеру свои условия по временному интервалу.
> Я же не знаю, когда и что у него запланировано.
Сергей, я указываю сроки, которые актуальны с моей стороны для решения вопроса.
Это позволяет ускорить на сколько возможно сам процесс получения фидбэка.
…
We will be glad if you kindly confirm your acceptance of our offer till
!Monday, 33th of August! In this case, please be informed
…